Une vérification est un examen officiel des activités, des livres et des comptes d’un employeur. Travail sécuritaire NB effectue des vérifications périodiques des employeurs pour les raisons suivantes :
- assurer qu’ils déclarent le montant exact des feuilles de paie et de tout contrat octroyé aux fins de l’établissement de la cotisation et des taux de cotisation;
- assurer qu’ils sont bien classifiés;
- renseigner les employeurs sur les questions relatives à la déclaration des salaires, à la classification, ainsi qu’aux services et programmes de Travail sécuritaire NB.
Dans certaines circonstances, Travail sécuritaire NB peut également effectuer une vérification distincte des dossiers d’un employeur particulier afin de déterminer le nombre de travailleurs qu’il a habituellement à son service au cours de l’exercice ou de confirmer le genre de protection dont il a besoin.
En temps normal, Travail sécuritaire NB mène des vérifications aux lieux où les employeurs gardent leurs dossiers. Dans de nombreux cas, il visitera également les installations de l’employeur pour assurer que la classification de ce dernier est appropriée.
Interprétation
- Bien que Travail sécuritaire NB ait l’autorité d’effectuer une vérification auprès de n’importe quel employeur, il choisit un échantillon d’employeurs périodiquement. La fréquence des vérifications et les employeurs sont déterminés en fonction de divers facteurs, y compris l’industrie de l’employeur et la taille de ses activités.
- Pour faciliter les vérifications, les employeurs sont tenus de garder et de mettre à la disposition du personnel de Travail sécuritaire NB des registres détaillés et exacts des activités de l’entreprise pendant les cinq dernières années, sans compter l’année en cours. Les employeurs qui ont des employés dans deux industries ou plus sont tenus de garder des registres distincts pour chaque industrie établie. Pour obtenir plus de renseignements, voir la Politique 23-300 – Classification des employeurs.
- Dans le but d’effectuer une vérification, Travail sécuritaire NB a l’autorité d’examiner ou de radier tout renseignement pertinent à une vérification ou à une enquête, en prendre possession, en faire des extraits ou en obtenir des reproductions, y compris :
- des feuillets T4 et des formulaires Sommaire T4;
- le registre de paie;
- des détails figurant au grand livre;
- des factures;
- des chèques annulés et le livre des chèques.
- Lors du processus de vérification, l’employeur doit donner à Travail sécuritaire NB accès au lieu de travail et à tout renseignement nécessaire. Si un employeur refuse de collaborer, Travail sécuritaire NB peut :
- imposer une amende d’au moins 500 $ et allant jusqu’à $10 000 dans le cas d’infractions répétées;
- demander des dossiers de l’Agence du revenu du Canada pour effectuer la vérification.
- Si un employeur ne collabore pas lors d’une vérification qui est nécessaire en raison du remboursement de cotisations versées en trop, le remboursement est annulé et Travail sécuritaire NB garde le montant.
