Vérification des comptes d’employeurs Politique 23-400 | Date d’entrée en vigueur : Le 31 janvier 2013

Objectif

Cette politique a pour objectif de donner des lignes directrices aux employés de Travail sécuritaire NB qui effectuent des vérifications des feuilles de paie d’employeurs.

Application

Cette politique s’applique aux employeurs ainsi qu’aux employés de Travail sécuritaire NB autorisés à examiner les comptes d’un employeur.

Déclarations

1.0 Généralités      

Travail sécuritaire NB effectue des vérifications périodiques des employeurs afin de s’assurer qu’ils :

• déclarent le montant exact des feuilles de paie et de tout contrat octroyé aux fins de l’établissement de la cotisation et des taux de cotisation;
• sont bien classifiés.

Pour obtenir de plus amples renseignements, vous pouvez consulter :

• la Politique 23-200 – Salaires assurables;
• la Politique 23-300 – Classification des employeurs.

Travail sécuritaire NB peut également vérifier les dossiers d’un employeur afin de déterminer le nombre de travailleurs qu’il a habituellement à son service au cours de l’exercice ou de confirmer le genre de protection dont il a besoin. Pour obtenir plus de renseignements, voir la Politique 23-100 – Inscription des employeurs, et le Règlement 82-79 – Règlement sur l’exclusion de travailleurs.     

Une vérification est un examen officiel des dossiers financiers et opérationnels d’un employeur. En temps normal, Travail sécuritaire NB mène des vérifications aux lieux où les employeurs gardent leurs dossiers.       

Cependant, si un employeur garde ses dossiers à l’extérieur du Nouveau-Brunswick, Travail sécuritaire NB peut exiger qu’ils soient mis à sa disposition à l’intérieur de la province ou peut autoriser son personnel de mener une vérification à l’endroit où ils sont gardés.      

Pour faciliter les vérifications, les employeurs sont tenus de garder et de mettre à la disposition du personnel de Travail sécuritaire NB, des registres détaillés et exacts :

• de tous les salaires versés à leurs employés;
• des contrats octroyés.

Pour obtenir plus de renseignements, voir la Politique 21-010 – Définition de travailleur.

Les employeurs qui ont des employés dans deux industries ou plus sont tenus de garder des registres distincts pour chaque industrie établie. Pour obtenir plus de renseignements, voir la Politique 23-300 – Classification des employeurs.

2.0 Processus de sélection et fréquence

Bien que Travail sécuritaire NB ait l’autorité d’effectuer une vérification auprès de n’importe quel employeur, il choisit un échantillon d’employeurs périodiquement. La fréquence des vérifications et les employeurs sont déterminés en fonction de divers facteurs, notamment :

• les employeurs ayant une masse salariale supérieure à 200 000 $, qui n’ont pas fait l’objet d’une vérification en dix ans;
• les employeurs qui participent au Système d’évaluation de l’expérience et dont le ratio de coûts des blessures est 100 % plus élevé que celui de tous les employeurs dans la même industrie;
• les employeurs de classifications ciblées pour assurer qu’ils sont bien classifiés;
• les employeurs qui ont eu trois réclamations avec interruption de travail ou plus au cours des deux dernières années, et qui n’ont pas fait l’objet d’une vérification pendant cette période;
• les nouveaux employeurs qui sont en voie d’établir un livre de paie suivant l’embauchage d’un nombre suffisant de travailleurs;
• les employeurs admissibles à un remboursement en raison d’un paiement en trop de cotisations, dans les cas où le montant dépasse 2 000 $.

3.0 Disponibilité des dossiers

Travail sécuritaire NB exige que les employeurs fournissent sur demande tous les dossiers, les documents et les renseignements ayant trait aux activités de l’entreprise, y compris :  

• des feuillets T4 et des formulaires Sommaire T4;
• le registre de paie;
• des détails figurant au grand livre;
• des factures;
• des chèques annulés et le livre des chèques.

Travail sécuritaire NB peut examiner ou radier tout renseignement pertinent à une vérification ou à une enquête, en prendre possession, en faire des extraits ou en obtenir des reproductions.

4.0 Conservation des dossiers

Les employeurs sont tenus de garder les documents relatifs aux feuilles de paie et aux entrepreneurs pour une période de cinq ans, sans compter l’année en cours.

L’employeur n’a pas besoin d’avoir la permission de Travail sécuritaire NB pour se défaire de tout dossier qui date de plus de cinq ans. Toutefois, les employeurs devraient s’assurer qu’ils ont le droit, selon la loi, les règlements ou la politique provinciale ou fédérale, de se débarrasser de ces dossiers.

5.0 Conformité

Les employeurs sont tenus de collaborer avec Travail sécuritaire NB lors du processus de vérification. Ils doivent donner accès au lieu de travail et à tout renseignement nécessaire. Si un employeur refuse de collaborer, Travail sécuritaire NB peut :

• déterminer une cotisation raisonnable jusqu’à ce que l’employeur fournisse les renseignements demandés;
• demander un ordre de conformité de la Cour du Banc de la Reine;
• imposer une amende allant jusqu’à 1 000 $ pour chaque refus de collaborer.

Si un employeur ne collabore pas lors d’une vérification qui est nécessaire en raison du remboursement de cotisations versées en trop, le remboursement est annulé et Travail sécuritaire NB garde le montant.